Belajar Menjadi Customer Service Yang Baik, Bagaimana Caranya ? January 20, 2020

Customer Service adalah kegiatan yang dilakukan untuk memberikan kepuasan melalui pelayanan yang diberikan kepada klien dalam menyelesaikan masalah dengan memuaskan. Pelayanan yang diberikan termasuk menerima semua keluhan ataupun masalah yang dihadapi klien.

Dalam sebuah bidang usaha, semua memiliki peranan penting, termasuk customer service. Sebagai customer service , kita memiliki tugas dan fungsi yang berkaitan langsung dengan klien, diantaranya :

  • Memberikan pelayanan yang prima dan membina hubungan baik dengan klien, sehingga mereka merasa puas, senang, dan juga semakin percaya. Sebagai seorang customer service harus menyiapkan materi, seperti brosur dll untuk klien, jika klien mengalami kebingungan, kita harus bisa menjelaskan dengan rinci.
  • Seorang customer service harus pandai dalam mencari jalan keluar untuk menyelesaikan berbagai masalah – masalah yang dihadapi oleh para klien.
  • Seorang customer service juga harus bertanggung jawab dari awal sampai akhir dalam sebuah pelayanan.
  • Seorang customer service melayani pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh klien serta memberikan informasi yang diinginkan selengkap mungkin secara ramah, sopan, menarik dan menyenangkan. Harus selalu memberi perhatian, bicara dengan suara jelas serta lembut, dan memakai bahasa yang mudah dimengerti.
  • Memberikan berbagai informasi dan kemudahan-kemudahan kepada klien, juga sebagai tempat menampung berbagai macam keluhan, keberatan ataupun sebagai tempat konsultasi.

Berikut ada beberapa Tips Menjadi Seorang Customer Service yang Baik, diantaranya :

  • Tanggap cepat dengan telepon masuk

Jangan sering membiarkan telepon berdering lama dan tidak mengangkat sampai deringan berhenti. Jika kita punya kebiasaan ini, bisnis atau bidang pekerjaan apapun akan sulit kita taklukan jika tidak mau mengubahnya. Biasakan tanggap dengan cepat ketika ada telepon masuk, itu akan memberikan kesan tersendiri untuk klien.

Cepat tanggap dengan telepon masuk adalah first thing first dalam bidang customer service dan bisnis apapun, karena kamu tidak akan pernah tahu kesempatan atau kabar penting apa yang akan disampaikan oleh sang penelpon.

  • Usahakan memakai bahasa positif

Kita perlu membiasakan diri untuk menggunakan bahasa yang positif dalam penyampaian kepada klien.

Sekalipun harus ada pernyataan yang bertolak belakang dengan ekspektasi klien, kita harus belajar untuk mengganti kosakata tersebut agar lebih terdengar positif dan tidak membawa kekecewaan bagi para klien.

Misalnya, di sebuah bisnis konveksi, jika ada order yang salah, dan kesalahan murni dari pihak konveksi , maka kita bisa bantu untuk memperbaiki dan bukan memberikan refund . Kita bisa memberikan pernyataan seperti ini :

Mohon maaf Ibu/Bapak, untuk order yang sudah dipesan dan dibuatkan tidak bisa dilakukan refund dalam bentuk uang. Tapi kita akan berupaya untuk memperbaikinya.

Biasanya, customer juga lebih berbesar hati karena masih ada opsi lain yang ditawarkan.

  • Jangan mengumbar janji yang tidak bisa ditepati

Kesalahan yang sering dilakukan oleh seorang customer service adalah memberikan harapan palsu bagi para pelanggan dengan menyampaikan info yang salah alias PHP.

Misalnya, jika kita ada di posisi perusahaan, sebaiknya lebih berhati-hati memberi konfirmasi pada klien, jangan menjanjikan layanan yang belum tentu bisa disediakan oleh pihak perusahaan hanya agar klien tidak melanjutkan komplainnya lebih lama lagi.

Selain nama besar perusahaan, reputasi kita di hadapan pimpinan juga akan ikut rusak jika klien merasa dibohongi dengan info dari customer service.

  • Punya product knowledge

Customer service yang baik juga harus punya modal product knowledge. Customer service dikenal sebagai pemain depan dalam bisnis, jadi sebelum sampai ke tahap berikutnya, klien akan dilayani terlebih dahulu oleh tim customer service.

Jika penyampaian materi produk pada klien sudah cukup meyakinkan, maka akan lebih mudah bagi seorang CS untuk melakukan pendekatan agar kesepakatan yang menguntungkan kedua pihak bisa terjadi.

Cara untuk meningkatkan product knowledge padacustomer service biasanya dengan pelatihan dan simulasi langsung.

  • Mau menerima aduan atau komplain

Hampir tidak mungkin kalau seorang customer service tidak menghadapi keluhan di setiap komunikasi dengan klien. Bahkan, sering kali CS juga mendapat nada jutek atau marah di telpon.

Namun hal itu adalah salah satu risiko kerja yang sangat lumrah, hal yang biasa dialami oleh seorang customer service.

Itu sebabnya, kamu perlu berdamai dengan situasi dan risiko kerja ini. Setiap aduan dan komplain yang terjadi biasanya juga akibat sistem yang sedang down yang disusun perusahaan, jadi harus ditanggapi dengan kepala dingin agar kita juga bisa lebih tenang dalam menerima tiap komplain.

  • Jadi pendengar yang baik

Bekerja di bidang customer service berarti kamu sudah siap menyediakan telinga yang mau mendengar, entah itu keluhan ataupun pujian apresiasi kinerja yang kita dapat dari klien.

Sehebat-hebatnya product knowledge seorang customer service tidak akan ada gunanya kalau kita tidak mau mendengar setiap telepon yang masuk.

Sikap empati kita akan sangat terlatih lewat interaksi yang kita lakukan dalam bidang ini, ditambah lagi kita juga akan mendapat banyak keterangan dan info jika mau mendengarkan yang disampaikan oleh klien kita tanpa membantahnya.

  • Mampu “membaca” klien

Ada beberapacustomer service yang tidak bertatap muka langsung dengan para klien, banyak juga yang mendapat aduan lewat telpon atau email yang lebih mudah aksesnya.

Maka, kita perlu juga melatih kepekaan kita agar mampu membaca tipe-tipe klien dengan berbagai aduan yang datang.

  • Goal-oriented/Berorientasi pada tujuan

Tidak jarang seorang customer service terlihat ogah-ogahan dalam bekerja atau pada saat melayani klien yang datang.

Bisa jadi karena para pasukan paling depan ini tidak mendapat penjelasan dari pimpinannya tentang hal yang ingin dicapai dari deskripsi kerja yang diberikan.

Supaya performa kita di bidang customer service lebih meningkat dan bisa melakukannya dengan sepenuh hati, kita bisa menanyakan atau membaca ulang lagi materi pelatihan yang pernah diberikan.

Biasanya kita akan menemukan jawaban yang tepat tentang tujuan dari pekerjaan kita sehingga bisa jadi pekerja yang goal-oriented.

  • Sabar

Poin terakhir sebagai tips yang juga berlaku di banyak bidang kerja lainnya, yaitu harus punya kesabaran yang ekstra dalam menghadapi klien.

Saat menghadapi klien, kita harus bersikap tenang, dan sabar. Jika klien belum paham dengan apa yang kita sampaikan, kita harus pelan – pelan dalam mengulang semua penjelasan kita.

Demikian yang dapat saya sampaikan, semoga bermanfaat. Pengen bikin seragammu ? Langsung cus ke Konveksi Tambang. Dijamin kualitas terjaga.

Post a comment

Chat CS 1
Halo ... ada yang bisa dibantu
Powered by